Les 5 compétences essentielles en secrétariat

Le métier de secrétaire  regroupe de nombreuses missions, dans des disciplines différentes. Le rôle d’un secrétaire est primordial au sein de n’importe quelle structure. Comme pour toute autre activité professionnelle, posséder certaines compétences spécifiques permet d’exercer plus facilement cette profession administrative. Quelles sont les aptitudes requises pour se lancer ? Comment acquérir et développer ces qualités ? Découvrez tous nos conseils sur les compétences en secrétariat !

Compétences en secrétariat : notre top 5

Numéro 1 : le sens de l’organisation

Qu’il travaille dans une Petite et Moyenne Entreprise (PME), un grand groupe ou une association, le secrétaire est souvent chargé d’organiser les événements professionnels, comme : 

• Un rendez-vous professionnel
• Une réunion
• Un déplacement professionnel
• Un séminaire

Le secrétaire s’occupe généralement de l’événement de A à Z. Il contacte les participants et les informe des modalités de la rencontre (durée, sujet de discussion abordé, nombre de participants, identité des intervenants, etc.). Il veille également au bon déroulement du rendez-vous. Si ce métier vous intéresse, vous devez donc être capable de réagir en cas d’imprévu. Votre réactivité permet de vous adapter en cas d’aléa technique. 

En parallèle, un bon sens de l’organisation vous sert à structurer votre travail, notamment en priorisant certaines tâches plutôt que d’autres. En bref, l’organisation est la clef pour gérer le stress potentiel lors des missions. 

Numéro 2 : l’accueil et le relationnel

Un secrétaire est désigné pour accueillir les clients/usagers de la structure qui l’emploie. En d’autres termes, il réceptionne les demandes de chaque personne, afin de les orienter du mieux possible, en fonction de leurs besoins. 

Il faut donc connaître les principales techniques d’accueil (physique et téléphonique) notamment : 

• La communication verbale et non-verbale
• La prise de contact
• La transmission d’informations
• La réception et le transfert d’appels

Le secrétaire est donc un excellent communicant, à l’écoute, compréhensif et patient. Être un fin pédagogue est aussi utile si vous travaillez dans un secteur technique, afin d’être le plus clair possible avec le client. 

En parallèle, avoir un bon sens du relationnel est important lors de vos interactions avec le reste de l’équipe (collaborateurs, responsables et direction, partenaires et fournisseurs, etc.). Le secrétaire est en quelque sorte le relais d’information du personnel. 

Attention, ces qualités relationnelles n’excluent pas la discrétion. Un secrétaire doit respecter une certaine confidentialité lors de la communication d’une information, vis-à-vis des clients/usagers mais aussi de son supérieur et des ses collaborateurs.   

Numéro 3 : des qualités rédactionnelles

Les métiers du secrétariat incluent des missions régulières de rédaction. En effet, en devenant secrétaire, vous êtes responsable de l’élaboration de documents et dossiers mais également de leur classement et archivage. Par exemple, cela peut concerner des comptes-rendus de réunion, des fonds documentaires, des résumés de documents juridiques, des dossiers clients ou encore des contrats fournisseurs. Deux grandes étapes vous aident à développer vos compétences de rédacteur.

La première étape est une maîtrise parfaite du français, à l’écrit comme à l’oral. Orthographe, grammaire, conjugaison : vous devez être un expert. Vous représentez votre entreprise, aucune erreur ne peut être commise. 

La seconde étape concerne les techniques rédactionnelles. Vous êtes en capacité de prendre des notes rapidement et efficacement et de résumer des documents complexes en retenant les points majeurs. 

Numéro 4 : des compétences de gestion

Les fonctions d’un secrétaire s’orientent vers la gestion interne et externe des affaires de l’entreprise. Sans empiéter sur la mission d’autres collègues, vous effectuez un suivi constant des activités. Le pôle de secrétariat s’occupe donc en partie de la gestion technique, en collaboration avec d’autres services (commercial, comptabilité, etc.). Par exemple, il peut vous être demandé de gérer et préparer des commandes, suivre l’état des stocks ou bien définir les besoins d’approvisionnement de votre entreprise. Il faut donc être capable de travailler aussi bien en totale autonomie qu’en équipe.

Selon la taille de la structure dans laquelle vous êtes embauché, ces missions de gestion s’étendent à d’autres domaines, comme : 

• La gestion juridique, notamment pour établir des contrats 
• La gestion des ressources humaines, par exemple pour des questions de relations sociales au travail
• La gestion client et fournisseur (construire et suivre des dossiers professionnels, etc.)
• La gestion comptable, en ce qui concerne la paie

Numéro 5 : l’utilisation des logiciels informatiques

Avec le développement d’internet, le secrétariat se digitalise. Un secrétaire est de plus en plus amené à utiliser des outils numériques. Même si le courrier et l’utilisation du format papier sont encore répandus dans la profession, le secrétaire utilise fréquemment des logiciels informatiques pour traiter les informations et les données. 

Les outils collaboratifs présentent plusieurs avantages en entreprise. Ces applications aident principalement au partage de documents (Google Drive, Trello, etc.) et au développement des échanges (Zoom, messagerie interne, etc.). En d’autres termes, ce système facilite le travail quotidien de l’entreprise entière. 

Les logiciels bureautiques sont eux aussi indispensables pour un secrétaire. Ils permettent de traiter des documents et des dossiers en ligne. Les plus connus sont les suites Adobe (surtout pour le visuel, photos et vidéos) et Microsoft Office (Word, Powerpoint, Excel, etc.). Aujourd’hui, la plupart des offres d’emploi mentionnent cette exigence de maîtrise des outils numériques. En vous y formant, vous augmentez vos chances d’entrer sur le marché. 

[Bonus] Numéro 6 : la maîtrise d’une langue étrangère

En règle générale, la quasi-totalité de votre travail se fait en français. Cependant, des capacités linguistiques sont parfois requises pour les postes de secrétaires. L’anglais est la langue étrangère de référence, comprise et parlée par la majorité des interlocuteurs et des clients. 

En réalité, cette compétence vous permet d’accueillir des clients/utilisateurs étrangers mais aussi de comprendre des documents techniques en anglais ou encore de gérer des échanges internationaux. Selon l’importance du marché dans lequel vous exercez, maîtriser un anglais professionnel de base peut être crucial. 

Un anglais professionnel suffit largement : nul besoin d’être parfaitement bilingue. Concrètement, ce niveau fait référence à une maîtrise purement technique et un style souvent plus direct. Il est aussi recommandé d’apprendre le vocabulaire du secteur d’activité : Bâtiment et Travaux Publics (BTP), marketing, tourisme, etc.

 

Rappel : le métier de secrétaire assistant

Définition générale

Le secrétaire assistant exerce majoritairement des tâches administratives. En d’autres termes, son travail fluidifie le fonctionnement interne d’une structure. Par exemple, il est chargé de transmettre les informations entre différents services, d’organiser des réunions, de gérer des documents professionnels et administratifs ou encore d’assister la direction.

Pour assurer le bon fonctionnement de son entreprise, le secrétaire a recours à divers outils bureautiques, afin de classer les informations qu’il détient et les ressortir au moment voulu. 

En parallèle, le secrétaire est également un interlocuteur privilégié de l’entreprise avec le public. Il s’occupe d’un accueil administratif (enregistrement d’un dossier client, etc.) mais peut aussi donner des informations aux personnes pour les orienter selon leurs besoins. Par exemple, le secrétaire indique où trouver un bureau ou un service ou transmet les coordonnées de la personne à contacter. 

Les conditions de travail d’un secrétaire assistant

Les secrétaires sont embauchés dans tout type de structure. En effet, ce poste est crucial pour n’importe quelle activité. Les offres d’emploi sont donc nombreuses. Ainsi, vous pouvez travailler pour une grosse entreprise privée ou pour une PME, voire une start-up. Les associations emploient aussi des secrétaires pour assurer l’accueil des adhérents et du public. 

Le secteur public est également accessible. Dans cette hypothèse, il faut réussir un concours de la fonction publique pour devenir secrétaire administratif. Par la suite, vous pouvez vous spécialiser, par exemple en intégrant l’éducation comme Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES). 

Le poste de secrétaire se retrouve donc dans de nombreux secteurs, du BTP à la finance, en passant par l’éducation. En bref, un secrétaire n’est pas qu’un simple employé de l’administration.

L’évolution professionnelle vers d’autres métiers est largement possible après plusieurs années d’expérience dans le domaine administratif. Par exemple, vous pouvez exercer les métiers d’assistant de direction ou de responsable administratif. Certaines personnes décident également de se spécialiser, par exemple dans le domaine juridique ou dans les ressources humaines.

FAQ : vos questions, nos réponses !

Faut-il un diplôme pour acquérir ces compétences ?

Oui ! En théorie, le métier de secrétaire est accessible sans diplôme particulier. C’est une profession non réglementée, sans aucun concours d’entrée. 

Néanmoins, les recruteurs embauchent systématiquement des personnes ayant un niveau équivalent au bac. Un diplôme certifie la possession d’aptitudes et de connaissances spécifiques au métier visé. En général, de courtes études suffisent, du niveau bac au bac +3 maximum. 

Pour accumuler le plus de compétences correspondantes au métier de secrétaire, vous pouvez donc viser un des diplômes suivants : 

• Un Bac Pro - Gestion administration
• Un Bac techno Sciences et Techniques de Management et Gestion (STMG)
• Un Titre Professionnel (TP) de secrétaire assistant (équivalent bac)
• Un Brevet de Technicien Supérieur (BTS) - Assistant de manager
• Un BTS - Assistant de gestion PME - PMI
• Un Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) - Gestion des Entreprises et des Administrations
• Un BUT - Gestion Administrative et Commerciale
• Une licence - Administration et Gestion des entreprises

Est-ce que l’alternance permet de développer ces compétences ?

Oui ! L’alternance consiste à réaliser votre formation en deux temps : 

• Une partie théorique, en cours
• Une partie pratique, en entreprise

Le but est de vous former sur le terrain, auprès d’un tuteur professionnel, afin de mettre en application vos connaissances. La plupart du temps sur une semaine de travail, l’élève passe alors 2 jours en cours et 3 jours en entreprise.

Pour des études de secrétaire, il est essentiel d’acquérir cette expérience professionnelle, notamment pour mieux comprendre les enjeux du métier, les missions et le déroulement d’une journée type.

Je suis en activité, puis-je me former à ces compétences ?

Oui ! La formation continue professionnelle permet aux personnes sorties du système scolaire de retourner sur les bancs de l’école. 

Autrement dit, ce dispositif concerne surtout les catégories suivantes : 

• Les demandeurs d’emploi, par exemple dans le cadre d’un Projet Personnalisé d’Accès à l’Emploi (PPAE)
• Les actifs en reconversion professionnelle
• Les actifs en évolution professionnelle, pour monter en compétences
• Les jeunes sortis du système scolaire, voulant acquérir une certification professionnelle

Cependant, il est aussi possible de devenir secrétaire assistant en formation initiale. Pour rappel, la formation initiale s’adresse aux étudiants dans la continuité de leurs études (de la maternelle aux études supérieures). À l’inverse, la formation continue concerne les personnes sorties du système scolaire. Par exemple, le titre professionnel de secrétaire assistant, proposé par Hupso est aussi bien accessible en formation initiale ou continue.

 

Vous connaissez désormais les compétences majeures en secrétariat. Pour vous lancer dans ce domaine professionnel, veillez à obtenir un diplôme avec des modules de formation correspondant à ces compétences indispensables. Vous développerez ensuite ces qualités au fur et à mesure de votre carrière. Chez Hupso, nos professeurs vous offrent un accompagnement personnalisé, ayant pour but de vous faire décrocher le titre professionnel de secrétaire assistant. À vous de jouer !