La formation au concours de secrétaire administratif

Réussir un concours de la fonction publique est obligatoire pour devenir secrétaire administratif au sein d’une organisation de l’État. En effet, ces épreuves permettent de juger de l’aptitude d’un candidat à occuper ce poste. Le contenu du concours demande de maîtriser plusieurs sujets, à la fois des connaissances générales et spécifiques. Une formation rigoureuse est donc indispensable pour réussir le Jour-J. Comment vous former à ce métier ? On fait le point !

Rappel : qu’est-ce qu’un secrétaire administratif ?

Le rôle du secrétaire administratif

De manière générale, un secrétaire est une personne chargée de veiller au fonctionnement des services internes et externes d’une structure. Il est parfois appelé assistant administratif. Son rôle inclut donc de multiples missions, dans le but de fluidifier un service. 

Le terme de secrétaire administratif renvoie en réalité à un professionnel exerçant dans la fonction publique. En d’autres termes, il est recruté par un ministère et a donc le statut de fonctionnaire. Plus précisément, les secrétaires administratifs sont des fonctionnaires de catégorie B. 

D’ailleurs, il existe trois classes au sein de ce métier : 

• Classe normale
• Classe supérieure
• Classe exceptionnelle

Elles dépendent soit du niveau d’ancienneté, soit d’un examen professionnel, soit de la réussite d’un concours plus exigeant (pour les classes supérieure et exceptionnelle). 

Si cette carrière vous tente, vous pouvez principalement travailler pour : 

• Le ministère de l'Éducation nationale, en devenant Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES)
• Le ministère de l’Intérieur et de l’Outre-mer
• Le ministère de la Défense
• Le ministère de la Justice
• Le ministère de la Culture et de la communication
• L’Aviation civile

Les missions principales du secrétaire administratif sont surtout en rapport avec la gestion des ressources (humaines, financières, logistiques) et l’assistance hiérarchique. 

Voici une liste des tâches majeures du secrétaire administratif : 

• Préparer et planifier un emploi du temps
• Organiser des déplacements et des réunions
• Rédiger des documents et dossiers, voire retranscrire des réunions
• Assurer le contact interne (entre les services ou le personnel) et externe (avec les clients et usagers)
• Animer et coordonner une équipe, si vous atteignez un poste à responsabilité

Secrétaire administratif : quelles qualités ?

Pour exécuter ces fonctions efficacement, des qualités humaines sont indispensables. Avant toute chose, vous devez avoir le sens du relationnel, puisqu’il s’agit d’un métier de contact permanent avec d’autres personnes (collègues, usagers, supérieurs, etc.). 

Être capable d’organiser ses idées et de les communiquer rapidement est aussi un atout pour se lancer. 

Des capacités rédactionnelles sont inévitablement nécessaires pour exercer en tant que secrétaire administratif. Orthographe, grammaire, formules de politesse… Vous devez maîtriser ces compétences sur le bout des doigts. 

Enfin, un secrétaire est méthodique et rigoureux pour gérer avec fluidité ses missions. 

 

Comment devenir secrétaire administratif ?

Comme nous le disions, dans la fonction publique, l’accès au poste de secrétaire administratif se fait par concours. C’est une obligation, qui permet aux organismes publics et aux ministères de recruter les candidats aptes au métier. 

Trois voies sont alors possibles : 

• Le concours externe 
• Le concours interne
• Le troisième concours

Pas de panique, on vous détaille ces différents cursus !

Le concours externe

Le concours externe est la voie la plus accessible. En effet, les conditions pour se présenter aux épreuves sont assez larges. 

Vous devez dans un premier temps remplir les exigences d’entrée dans la fonction publique, à savoir : 

• Être de nationalité française, ressortissant européen ou citoyen d’Andorre
• Jouir de ses droits civiques (droit de vote, etc.)
• Ne pas avoir été condamné à une infraction incompatible avec les fonctions
• Participer à la Journée Défense et Citoyenneté (JDC)
• Être physiquement apte aux fonctions 

En parallèle, vous devez obligatoirement détenir un diplôme ou une certification au moins équivalente au bac (niveau 4 dans la nomenclature des diplômes). 

Attention, pour le concours externe de classe supérieure, le diplôme doit être équivalent à un bac +2, par exemple un Brevet de Technicien Supérieur (BTS).  

Le concours externe de secrétaire administratif s’organise en deux temps : l’admissibilité et l’admission. 

La première étape consiste donc à réussir deux écrits d’admissibilité : 

• Un cas pratique de mise en situation, à partir d’un dossier documentaire (trois heures, coefficient trois)
• Un questionnaire à réponse courte, entre six et neuf questions (trois heures, coefficient deux)

Ces tests portent à la fois sur des connaissances générales et spécifiques, que vous êtes censé maîtriser (voir le détail dans la partie « Les connaissances nécessaires »). 

En cas de réussite aux écrits, vous passez à l’étape suivante : l’oral d’admission. Il s’agit d’un entretien face à un jury, de 25 minutes, coefficient quatre. 

En pratique, une ou deux questions vous sont posées sur un sujet de société (rôle de l’administration ou politique publique). L’objectif du jury est d’évaluer votre profil à partir de vos réponses et d’une fiche de renseignement individuelle, fournie en amont de l’épreuve.

Le concours interne

Le concours interne est plus restreint puisqu’il permet aux personnes employées dans la fonction publique de se présenter aux épreuves. 

Plus particulièrement, il s’agit des : 

• Fonctionnaires
• Militaires
• Agents contractuels de la fonction publique (non titulaires)

Si vous êtes dans une de ces situations (en activité, détachement ou congé parental), vous pouvez soumettre votre candidature, à condition de justifier de quatre ans de services publics effectifs au minimum.

Le concours interne est moins conséquent que les épreuves du concours externe. Néanmoins, vous devez tout de même réussir : 

• Un écrit d’admissibilité, sous la forme d’un cas pratique de mise en situation (trois heures, coefficient trois)
• Un oral d’admission, pour reconnaître votre expérience professionnelle et votre motivation (25 minutes, coefficient quatre)

Pour l’épreuve orale, un dossier de reconnaissance des acquis de l’expérience professionnelle (RAEP) est indispensable. Il sert de base au jury pour interroger vos aptitudes. L’oral débute par un exposé du candidat sur son parcours. Le jury peut ensuite poser des questions, pour vérifier vos connaissances dans le domaine administratif.

Le troisième concours

La voie du troisième concours permet d’ouvrir un poste de la fonction publique à des candidats qui ne remplissent pas les conditions des concours externe et interne. Concrètement, l’accès est possible grâce à l’expérience professionnelle acquise au cours de la carrière. 

Ainsi, le troisième concours est possible pour : 

• Les professionnels du secteur privé (salarié d’une entreprise publique ou privée, indépendant, emplois jeunes n’ayant pas le statut d’agent public …) 
• Les élus locaux
• Les salariés ou responsables bénévoles (activité associative)

Si vous êtes candidat au troisième concours, un unique oral compose l’examen d’admission. Il prend la même forme que celui du concours interne. En d’autres termes, vous devez fournir un dossier RAEP complet, afin que le jury vous questionne sur votre expérience et vos connaissances professionnelles.

Avec Hupso, vous suivez une formation complète pour vous préparer entièrement au concours de secrétaire administratif. Au menu : des professeurs spécialisés, des cours sur-mesure, des exercices et des fiches de révision conçues à partir des annales et un contact régulier avec un enseignant pour avancer dans votre préparation. N’attendez et réussissez votre concours sans difficulté !

 

Réussir les épreuves : la formation à suivre

Acquérir les connaissances nécessaires au concours

Lors des épreuves écrites du concours de secrétaire administratif (externe et interne), vous devez avant toute chose posséder des connaissances générales. Autrement dit, il faut faire valoir votre ouverture au monde, votre intérêt envers les politiques publiques et les valeurs du service public, ainsi que votre capacité de raisonnement. Sur ces bases, le jury peut déjà évaluer votre aptitude à occuper (ou non) un poste dans l’administration et le secrétariat.

Attention, vous devez absolument ajouter à ces compétences, des connaissances plus poussées dans un des domaines suivants : 

• La gestion des ressources humaines dans les organisations
• La comptabilité et la finance
• Les problèmes économiques et sociaux
• Les enjeux de la France contemporaine et de l’Union européenne

En effet, ces quatre thématiques sont les options possibles lors de la seconde épreuve écrite du concours externe. Maîtriser un de ces programmes est donc impératif pour réussir le concours. 

Pour mieux comprendre chacune de ces spécialités, voici un tableau des attentes : 

 

S’entraîner à l’entretien oral

L’épreuve orale est en place pour deux raisons principales : 

• Tester votre capacité de raisonnement et vos connaissances dans le domaine administratif et dans le métier de secrétaire (rôle, missions, enjeux, etc.)
• Vérifier la cohérence de vos expériences professionnelles par rapport à la carrière que vous envisagez

Autrement dit, il s’agit d’un passage crucial. Cette étape se retrouve d’ailleurs dans les trois voies de concours comme l’épreuve d’admission pour être recruté. Les candidats sont directement  jugés lors de l’oral d’entretien. Suivre une formation est donc impératif pour vous préparer au jour-J. 

Avant toute chose, il faut réviser vos connaissances pures. Concrètement, il s’agit de maîtriser l’actualité dans le domaine public, par exemple les politiques publiques menées. Si vous êtes déjà fonctionnaire, vous devez connaître le fonctionnement du service dans lequel vous êtes employé. 

Les annales de concours sont une des solutions les plus efficaces pour vous aider dans vos révisions. Grâce à cette base de travail, prévoyez des sessions d’examens blancs et des exercices pour ne pas laisser un sujet de côté.

Travaillez également votre discours de présentation. Raisons de votre candidature, parcours professionnel passé, projet de carrière… Vous vous constituez un argumentaire solide pour convaincre le jury de votre motivation. 

Enfin, peaufinez également votre tenue pour l’entretien. En d’autres termes, vous devez soigner votre apparence physique mais aussi votre façon de vous présenter (formules de politesse vis-à-vis du jury, etc.). L’épreuve orale demande à la fois du sérieux et de la rigueur. 

Suivre une formation, comme la préparation proposée par Hupso, vous permet de revoir tous ces prérequis pour l’oral de sélection. Nos professeurs sont à la fois des professionnels et des jurys au concours. Ils vous accompagnent tout au long de votre préparation afin de vous donner des conseils pour appréhender vos examens. Cours en ligne, entraînements en visioconférence, corrections d’exercices… Nous mettons en place une multitude d’outils au long de votre formation, pour que la réussite soit de votre côté !

 

FAQ : vos questions, nos réponses

Combien coûte une formation ?

Le prix d’une formation au sein d’une école varie énormément en fonction de l’enseignement proposé. Par exemple, certaines préparations coûtent une centaines d’euros mais vous avez accès à des cours partiels, pendant une durée limitée. Au contraire, d’autres établissements de formation à distance offrent un suivi complet et individuel. 

Par exemple, chez Hupso, pour un accompagnement de ce type, comptez entre 600 et 900 euros. Attention, les prix flambent parfois à plusieurs milliers dans d’autres centres de formations à distance. 

Est-il possible de financer ma formation ?

Oui ! Chez Hupso, nos préparations aux concours de la fonction publique, dont secrétaire administratif, sont éligibles à tous les modes de financement. 

En général, voici les moyens les plus utilisés : 

• Le Compte Personnel de Financement (CPF)
• Le financement de l’employeur, par exemple pour un projet de reconversion professionnelle
• Les aides Pôle Emploi 
• Les aides régionales, par exemple d’une collectivité territoriale ou d’une commune

Pour en savoir plus sur le financement : Comment financer sa formation à distance ?

Quels critères pour choisir ma formation ?

Il y a beaucoup d’offres de formation à distance sur le marché. Pour vous y retrouver et choisir une préparation solide, voici quelques critères sur lesquels vous baser : 

• La qualité de la formation, il faut que votre organisme soit reconnu et habilité par l’État français (comme Hupso)
• L’organisation de la formation (nombre d’heures de formation, modalités des cours, possibilité d’alternance, etc.)
• Le coût et la durée de la formation, ainsi que la possibilité de financement 

 

Vous savez désormais en quoi consiste une formation pour devenir secrétaire administratif. Cette étape permet de préparer le concours de recrutement de la fonction publique. Si votre formation en école est encadrée et sérieuse, vous aurez toutes les chances de réussir votre sélection. Attention, une formation prend du temps. Il est presque impossible de se lancer dans le concours sans s’y être préparé en avance. Chez Hupso, vous bénéficiez d’un suivi personnalisé et flexible. Les cours sont ajustables en fonction de vos contraintes et de votre emploi du temps.