La préparation au concours de secrétaire administratif et SAENES

Pour devenir secrétaire administratif, il faut réussir un concours de recrutement de la fonction publique. Ce passage obligatoire permet de retenir les candidats aptes à exercer les fonctions de secrétaire administratif. Attention, les épreuves du concours sont sélectives et demandent des connaissances poussées dans plusieurs domaines. Comment se préparer au concours ? Est-il possible de se préparer seul ? Un accompagnement est-il nécessaire ? Combien de temps doivent durer les révisions ? On vous dit tout sur la préparation au concours de secrétaire administratif et SAENES !

Rappel : qu’est-ce que le concours de secrétaire administratif et SAENES ?

Le métier de secrétaire administratif et SAENES

Le secrétaire administratif est un fonctionnaire de catégorie B. Autrement dit, il est employé au sein d’un corps de l’État, d’une collectivité territoriale, voire de la fonction publique hospitalière. Un secrétaire administratif peut donc exercer dans de nombreux domaines : la justice, l’Armée, la culture, etc. Tout dépend du ministère ou de l’organisme public qui le recrute. 

En revanche, le Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES) se distingue spécifiquement, étant spécialisé dans la système éducatif français. Il travaille pour le compte d’établissements scolaires (collèges, lycées, universités, etc.), voire des structures de l’Éducation nationale, comme les rectorats. 

Quel que soit son environnement de travail, les missions du secrétaire administratif reste assez similaires, notamment : 

• La gestion interne du service (communication d’informations, organisation de réunions, etc.)
• L’accueil du public, physique ou distanciel (appels téléphoniques, etc.)
• La rédaction de documents administratifs (courriers, circulaires, dossiers d’usagers, etc.)

En fonction de son ancienneté, le secrétaire administratif peut également être assistant de direction, par exemple envers un supérieur hiérarchique. Parfois, il est possible de se voir confier l’animation et la coordination d’équipes. 

Devenir secrétaire administratif : le concours de recrutement

La profession de secrétaire administratif est réglementée. Concrètement, le recrutement pour ce métier de la fonction publique dépend d’un concours. Cette méthode permet de sélectionner les personnes qui correspondent le plus aux attentes du poste et à la vision du service public.

En pratique, il y a trois types de concours pour devenir secrétaire administratif. Chacun d’entre eux met en place des conditions d’accès spécifiques : 

• Le concours externe, pour les individus n’appartenant pas à la fonction publique
• Le concours interne, pour les fonctionnaires, militaires et agents publics contractuels, justifiant d’au moins quatre ans de services publics effectifs
• Le troisième concours, pour les actifs du secteur privé (justifiant d’une expérience minimale)

Pour en savoir plus sur le concours : Le concours de secrétaire administratif et SAENES

Pourquoi se préparer au concours de secrétaire administratif ?

Un concours sélectif

Le concours de secrétaire administratif figure parmi les plus sélectifs de la fonction publique. En effet, chaque année, plusieurs milliers de candidats tentent leur chance pour une poignée d'admissions.

Par exemple, pour la session 2021 du concours externe, seules 349 places étaient ouvertes… pour près de 5 149 candidats ! Le ratio moyen du nombre d’inscrits pour un poste est donc plutôt élevé. 

Pour devenir secrétaire administratif/SAENES, il semble donc indispensable de se préparer efficacement, afin de figurer parmi les meilleurs candidats au moment des épreuves.

Des épreuves exigeantes

Le concours teste des savoirs de base, comme ceux du français. Mais les épreuves visent également à évaluer des connaissances plus spécifiques, par exemple le fonctionnement des institutions en France, votre capacité de synthèse ou encore votre motivation.

En pratique, les épreuves varient en fonction de la voie d’accès au concours. Le concours externe est le plus exigeant, comprenant deux épreuves écrites et un oral d’admission.

Pour réussir, vous devez : 

• Répondre à un cas pratique sur des politiques publiques
• Répondre à des questions à réponse courte sur une option au choix : 
  • Gestion des ressources humaines dans les organisations
  • Comptabilité et finance
  • Problèmes économiques et sociaux
  • Enjeux de la France contemporaine et l’Union européenne
• Mener un entretien face à un jury sur le rôle des administrations ou une politique publique

Au contraire, le concours interne et le troisième concours comportent moins d’épreuves. Cependant, les attentes sont différentes. L’évaluation du jury de sélection porte plus sur vos expériences, vos acquis et votre projet professionnel. Vous devez démontrer une maîtrise particulière dans le domaine administratif et des connaissances de la sphère publique.

Vous l’aurez compris, la sélection est donc rude et le programme des épreuves requiert d’apprendre des compétences en amont. 

Néanmoins, le concours n’est pas insurmontable. Avec une préparation guidée, vous organisez votre calendrier de révision, afin de progresser chaque jour et d’arriver prêt le jour-J. Chez Hupso, notre accompagnement personnalisé cible vos lacunes et nos professeurs donnent des conseils indispensables pour réussir : à vous de jouer !

 

Concours de secrétaire administratif : préparation en classe ou à distance ?

Les classes préparatoires

Avec une préparation en classe, vous disposez d’un encadrement total. Vous suivez un emploi du temps précis et des cours en classe, avec d’autres élèves. Les enseignements restent théoriques mais sont réalisés par des professeurs spécialisés. 

Les classes préparatoires présente pourtant deux inconvénients majeurs : 

• Le manque de flexibilité, avec des horaires à respecter et un déplacement régulier pour aller en cours
• Le coût élevé de la formation, avoisinant souvent les milliers d’euros

La préparation à distance

Une préparation à distance est le compromis idéal pour se préparer. Ce mode de préparation offre une grande flexibilité, en conciliant ses études avec sa vie professionnelle ou sa vie de famille. La préparation à distance permet aussi d’avancer à votre propre rythme, en tenant compte de vos lacunes et de vos points forts. 

Les cours sont généralement conçus par des professeurs jurys au concours, experts dans leur domaine. D’ailleurs, les annales servent souvent de base pour construire les fiches de révision et les exercices. 

En ce qui concerne le coût, les tarifs de préparation à distance sont globalement moins élevés que ceux des classes préparatoires. Il est même fréquent qu’un financement soit possible, par exemple le Compte Personnel de Formation (CPF). 

Pour en savoir plus sur le CPF : Comment utiliser son CPF ? Le guide complet

Par exemple, chez Hupso, nos préparations sont construites autour de deux axes. Le premier est la mise à disposition de tout le contenu pour réviser (cours, exercices, examens, QCM, examens blancs, etc..). Le second est la mise en place d'un accompagnement renforcé à distance (tutorat avec des professeurs, simulations d'oraux, calendrier de révisions personnalisé, correction de copies, etc.).

Peu importe, le mode de préparation que vous choisissez, notre principal conseil reste le suivant : commencez le plus tôt possible. Il est évidemment possible de faire de gros progrès en deux ou trois mois de préparation. Mais vous maximisez vos chances de réussite en commençant suffisamment à l'avance, par exemple entre dix mois et un an à l'avance. 

 

La préparation au concours de secrétaire administratif chez Hupso

Hupso est un organisme de formation reconnu par l’État. En d’autres termes, en choisissant notre accompagnement, vous vous assurez de suivre une préparation officielle, correspondant aux attentes du concours. Nous sommes habilités à préparer plusieurs concours de la fonction publique, dont celui de secrétaire administratif/SAENES. 

Votre préparation se base alors sur plusieurs piliers : 

• L’utilisation d’un contenu qualitatif 
• Une approche humaine
• Un suivi complet à distance

En effet, nos équipes pédagogiques mettent à votre disposition tout le contenu pour réussir, des fiches de cours classiques aux exercices, voire examens blancs. L’ensemble de notre contenu est conçu par des professeurs qualifiés. 

Nos élèves ont accès à ces ressources 24h/24 depuis un espace personnel. Pour les plus classiques, nos fiches de révisions sont téléchargeables pour réviser sur papier.

Pour ce qui est de l’accompagnement complet à distance, nos élèves bénéficient d’une multitude de services :

• Un programme de révisions entièrement personnalisé, avec des remises à niveau éventuelles
• Des concours blancs, avec une correction personnalisée par un professeur jury au concours de secrétaire administratif et SAENES
• Des simulations d’oraux par visioconférence afin de s’entraîner à l’oral en conditions réelles
• Du tutorat à distance par chat pour poser une question sur un cours, un exercice, etc.
• Une revue de presse mensuelle de l’actualité du secteur, directement dans votre boîte mail

Nos préparations marchent car ces principes sont parfaitement maîtrisés. Nous sommes d’ailleurs convaincus que se préparer à distance ne signifie pas se préparer seul. Nous concevons des outils de suivi pour personnaliser au maximum la préparation de nos élèves et proposer un accompagnement à échelle humaine !

 

FAQ : vos questions, nos réponses !

Quand faut-il commencer sa préparation au concours ?

En général, pour être efficace, une préparation débute idéalement entre dix et douze mois avant les premières épreuves. C’est la durée de préparation optimale, permettant d’approfondir des points de blocage si besoin, voire prendre un temps de repos dans ses révisions pour éviter la surchauffe.

Bien entendu, s’y prendre entre quatre et dix mois à l’avance laisse le temps de bien préparer les différentes épreuves. En revanche, évitez les préparations expresses, de deux à quatre mois. Le rythme est intense et vous devez identifier et vous focaliser sur les notions clefs.

Combien de temps par semaine accorder aux révisions du concours ?

Le rythme de la préparation dépend de chacun (niveau scolaire, progression, temps disponible, etc.). Cependant, il est possible de dégager une tendance générale concernant la durée moyenne hebdomadaire des révisions :

Est-il possible de se préparer seul au concours de secrétaire administratif ?

Oui… mais ! Se préparer seul est évidemment un choix envisageable. C’est d’ailleurs l’option la moins coûteuse. Avec quelques livres de révision, il est possible de vous préparer en tenant compte des annales des sessions précédentes.

En revanche, vous devez être parfaitement organisé et consciencieux. Sans ces qualités, vous risquez de vous perdre dans vos révisions, par exemple en faisant l’impasse sur un sujet. Ce mode de préparation est donc adapté aux élèves disposant déjà d’une bonne méthodologie de travail.

 

Vous êtes désormais incollable sur la façon de préparer le concours de secrétaire administratif/SAENES. Pour maximiser vos chances de réussite lors des épreuves, votre préparation doit être complète. Vous devez vous y prendre suffisamment en avance pour éviter d’être pris de court. Un accompagnement à distance est une solution adaptée à tous les profils, en particulier aux personnes en reprise d’études. Par exemple, les professeurs de Hupso sont à vos côtés, du début à la fin de votre préparation !