Comment devenir adjoint administratif hospitalier ?

Le métier d’adjoint administratif hospitalier

Adjoint administratif hospitalier n’est pas à proprement parler un métier mais un  corps de la fonction publique. L’adjoint administratif hospitalier est donc un fonctionnaire de catégorie C qui occupe un poste à dominante administrative dans la fonction publique hospitalière.

L’adjoint administratif hospitalier est présent dans tous les services où s’exerce une fonction administrative. A la fois secrétaire et agent d’accueil, ses missions sont variées et ses possibilités d’évolution importantes : d’adjoint administratif à adjoint administratif principal de 1ère classe, voire fonctionnaire de catégorie B…

Avec ou sans concours, devenir adjoint administratif c’est avoir l’opportunité d’intégrer la fonction publique hospitalière sans conditions de diplôme !

La fonction publique hospitalière 

La fonction publique se divise en trois fonctions distinctes :

• fonction publique d’Etat 
• fonction publique territoriale
• fonction publique hospitalière, rattachée au ministère des Solidarités et de la Santé.

Les employeurs hospitaliers peuvent être :

• les établissements d'hospitalisation publics
• les maisons de retraite publiques
• les établissements publics ou à caractère public relevant des services départementaux de l'aide sociale à l'enfance
• les établissements publics pour mineurs ou adultes handicapés ou inadaptés
• les centres d'hébergement et de réadaptation sociale publics ou à caractère public.

Les fonctionnaires hospitaliers sont répartis en différentes filières, qui dépendent de leur fonction :

• filière soignante
• filière de rééducation
• filière médico-technique
• filière administrative
• filière technique et ouvrière
• filière socio-éducative

Les missions de l’adjoint administratif hospitalier

Le corps des adjoints administratifs hospitaliers (catégorie C) est régi par le Décret n° 2016-1704 du 12 décembre 2016 portant statut particulier des corps des personnels administratifs de la catégorie C de la fonction publique hospitalière. 

L’article 3 définit ainsi le cadre général des missions qui peuvent leur être attribuées : “Les adjoints administratifs hospitaliers sont chargés de tâches administratives d'exécution comportant la connaissance et l'application de dispositions législatives ou réglementaires. Ils peuvent également être chargés de fonctions d'accueil et de secrétariat et être affectés à l'utilisation des matériels de communication.”

Ses missions varient en fonction de l’établissement qui l’emploie, de son métier et de son grade. 

Les métiers accessibles sont par exemple : standardiste, gestionnaire de paie, gestionnaire comptable, agent d’admission, etc

L’adjoint administratif hospitalier peut par exemple effectuer les tâches d'exécution suivantes (liste non exhaustive) : 

• rédiger des documents
• ranger, classer et archiver les dossiers
• ouvrir, envoyer, distribuer et classer le courrier
• répondre au téléphone (appels internes et externes)
• accueil physique et renseignement du public
• suivi comptable
• suivi de demande administrative, d’admission
• saisie
• encadrer les fonctionnaires de catégorie C (pour les adjoints principaux)

Les conditions de travail de l’adjoint administratif hospitalier

Les conditions de travail de l’adjoint administratif hospitalier sont aussi variées que le sont ses missions : d’un établissement à l’autre, d’un service et d’un métier à l’autre son quotidien peut être très différent au sein du même cadre d’emplois.

L’adjoint administratif hospitalier est donc intégré à une équipe pluridisciplinaire comprenant aussi bien des agents techniques qu’administratifs ainsi que des soignants. En fonction de son poste, il porte d’ailleurs une blouse blanche. 

Il s’agit d’un travail de bureau, de guichet ou d’accueil qui ne demande pas d’aptitude physique particulière. L’adjoint administratif est en contact régulier voire permanent avec les patients et les autres fonctionnaires, ainsi que les intervenants externes. C’est un poste dans lequel le relationnel est très important. 

La charge de travail peut être conséquente, l’adjoint administratif hospitalier est donc soumis à une certaine pression, notamment hiérarchique. Le travail peut être routinier et entraîner une certaine lassitude, qui peut être évitée en évoluant et/ou en changeant de service, de spécialité…

En fonction du poste occupé, il peut également être confronté à des usagers peu respectueux voire agressifs, des patients ayant des troubles du comportement etc

Le temps de travail s’effectue en journée, en semaine de 35 heures. L’adjoint administratif hospitalier peut parfois travailler le samedi. Il n’y a globalement pas d’horaires atypiques dans cette fonction.

Adjoint administratif (catégorie C) n’est pas un métier à responsabilités, sauf lorsqu’on évolue jusqu’à devenir adjoint principal, voire fonctionnaire de catégorie B.

Quelles sont les qualités requises pour être adjoint administratif ?

Comme pour tout emploi dans la fonction publique, il faut avoir le sens du collectif et du service public pour s’épanouir en tant qu’adjoint administratif hospitalier. En effet, ce fonctionnaire de catégorie C est au service et au contact du public. En milieu hospitalier, il est confronté à des patients parfois en souffrance ou en situation de handicap physique et/ou mental il doit donc faire preuve d’empathie, de patience et de disponibilité. 

Au guichet, en box ou à l’accueil de son administration, l’adjoint administratif hospitalier accueille les visiteurs : il doit donc avoir un excellent relationnel, même avec les usagers peu respectueux… Ses qualités humaines lui permettent également de s’intégrer dans l’équipe pluridisciplinaire dont il fait partie et de comprendre les problématiques de chacun.

Catégorie C, l’adjoint administratif travaille hospitalier sous la responsabilité des adjoints administratifs principaux et des secrétaires (catégorie B) notamment. Il doit donc bien connaître ses missions et les initiatives qu’il peut prendre ou non. Il doit être force de proposition dans certains cas, et simplement appliquer les procédures dans d’autres.

Lorsqu’il évolue au grade d’adjoint administratif principal, il doit exprimer ses capacités en management afin d’optimiser le fonctionnement de son équipe.

L’adjoint administratif hospitalier est la vitrine de son établissement auprès du public, il doit donc être irréprochable. Sérieux, rigoureux, et ponctuel il sait se concentrer pour mener à bien ses missions. En fonction du service qui l’emploie, l’adjoint administratif peut traiter et compiler des dossiers importants qu’il transmet à sa hiérarchie pour prise de décision : une erreur peut donc avoir des conséquences !

Enfin, il doit être à l’aise à l’écrit et avoir une bonne maîtrise de la langue ainsi que des outils informatiques (admissions, transmission de dossiers à la caisse d’assurance maladie etc). Avoir l’esprit de synthèse et d’analyse sont également des atouts au quotidien.

Quel est le salaire d’un adjoint administratif hospitalier ?

L’adjoint administratif hospitalier commence sa carrière avec un salaire brut mensuel de 1532€, salaire qui peut aller jusqu’à 1724€ au 11ème échelon de son grade.

Lorsqu’il devient adjoint administratif hospitalier principal de 2ème classe, il perçoit une rémunération brute de 1541€ au 1er échelon à 1958€ au 12ème et dernier échelon du grade.

Le salaire de l’adjoint administratif hospitalier de 1ère classe s’élève à 1640€ au 1er échelon, et évolue jusqu’à atteindre 2183€ au 10ème et dernier échelon du grade.

Tous ces salaires sont donnés hors primes.

Les primes des fonctionnaires sont calculées en fonction de leur situation personnelle (composition de la famille) et de leur lieu d’affectation et peuvent augmenter de manière significative le salaire perçu.

Comment devenir adjoint administratif hospitalier ?

L’agent administratif hospitalier étant un fonctionnaire, on accède à ce cadre d’emplois après la réussite d’un concours de la fonction publique, très sélectif, de catégorie C.

Ce concours est un concours interministériel,  organisé chaque année par le Ministère de l’éducation nationale. Pour s’y inscrire, le candidat doit, comme pour tout concours de la fonction publique justifier qu’il répond bien aux conditions suivantes :

• être de nationalité française ou à défaut être ressortissant d’un pays de la Communauté Européenne.
• Jouir de l’intégralité de ses droits civiques et ne pas avoir été condamné pour des faits incompatibles avec l’exercice de la fonction.
• Avoir effectué le service national (JDC, JAPD ou service militaire en fonction de l’année de naissance du candidat)

Il n’y a pas de limite d’âge.

Il existe deux concours en fonction de votre situation :

• un concours externe : ouvert à tous, sans condition de diplôme
• un concours interne : il est réservé aux agents de la fonction publique au sens large, justifiant d’au moins 1 an d’ancienneté

Le choix du ou des ministères que le candidat souhaite intégrer est à indiquer au moment de l’inscription, en l’occurrence pour devenir adjoint administratif hospitalier il s’agit du ministère des Solidarités et de la Santé. 

Les candidats admis à concourir (c’est-à-dire qui remplissent effectivement toutes les conditions susnommées) sont ensuite convoqués pour plusieurs séries d’épreuves.

Les premières épreuves sont les épreuves écrites d’admissibilité, au nombre de deux :

• Réponse à une série de questions à partir d’un texte d’une page maximum traitant d’un sujet d’ordre général. Durée de l’épreuve 1h30.
• Exercices de français et de mathématiques. Durée de l’épreuve, 1h30.

Les candidats admissibles sont convoqués pour une épreuve orale d’admission : il s’agit d’une mise en situation professionnelle face au jury. Le candidat peut notamment utiliser un ordinateur et certains programmes de bureautique. Durée de l’épreuve, 30 minutes. 

Les concours interne présente quelques différences. 

Les lauréats sont ensuite nommés, en fonction des voeux émis, et formés à leur nouvel emploi. Ils intègrent directement la fonction publique hospitalière au grade d’adjoint administratif principal de 2ème classe. 

Comment devenir adjoint administratif hospitalier sans concours ?

Il est possible de devenir adjoint administratif hospitalier sans passer de concours de recrutement de la fonction publique. Il n’y a aucune condition de diplôme à remplir.

Ce mode de recrutement suit des règles strictes, il ne s’agit pas de candidatures spontanées. En effet, un recrutement sur dossier de candidature, dont les modalités sont définies aux articles 3-3 et 3-4 du Décret n° 2016-580 du 11 mai 2016 relatif à l'organisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C de la fonction publique de l'Etat est réalisé en fonction des besoins sur publication d’un avis de recrutement.

Le Décret précise que la candidature comprend :

• une lettre de candidature
• un curriculum vitae indiquant le niveau d’étude ainsi que le contenu et la durée des formations suivies et des emplois occupés

Une commission composée de trois membres, “dont un au moins appartient à une administration ou à un établissement public autre que celles ou ceux dans lesquels les emplois sont à pourvoir”, est chargée de l’étude des candidatures.

Les candidats retenus par la commission sont convoqués pour un entretien. Une liste des candidats aptes au recrutement, par ordre de mérite, est alors dressée. 

Il existe deux autres possibilités d’intégrer ce cadre d’emplois sans passer par le concours :

• en tant qu’agent contractuel, qui est ensuite titularisé : ce dispositif est réservé aux personnes bénéficiaires de l’obligation d’emploi (reconnus travailleurs handicapés)
• PACTE : ouvert aux personnes, peu ou pas qualifiées, de 28 ans au plus et aux personnes en situation de chômage de longue durée, âgées de 45 ans et plus, bénéficiaires de minimas sociaux

Les candidats recrutés obtiennent le grade d’adjoint administratif. Son évolution est donc plus lente que celle des candidats recrutés sur concours. 

Les évolutions de carrière de l’adjoint administratif 

L’adjoint administratif évolue tout d’abord au sein de son corps. Il y a en effet trois grades :

• adjoint administratif : grade obtenu dès la prise de fonctions pour les candidats recrutés en direct
• adjoint administratif principal de 2ème classe : grade qui s’obtient à l’avancement pour les adjoints administratifs hospitaliers. Grade obtenu directement par les candidats recrutés sur concours. 
• adjoint administratif principal de 1ère classe : accessible par avancement de grade après 5 ans minimum dans le grade précédent

Passer d’un grade à l’autre entraîne une augmentation de la rémunération et des responsabilités du fonctionnaire.

L’adjoint administratif principal de 1ère classe peut devenir secrétaire (catégorie B) sur promotion interne après 10 ans de services publics.

De manière générale, après 4 ans d’ancienneté, l’adjoint administratif hospitalier peut présenter sa candidature à quasiment tous les concours internes de catégorie B de la fonction publique.