Fiche métier : adjoint administratif

Le métier d’adjoint administratif

Adjoint administratif n’est pas à proprement parler un métier mais un  corps de la fonction publique. L’adjoint administratif est donc un fonctionnaire de catégorie C qui occupe un poste à dominante administrative dans la fonction publique d’Etat.

Ce fonctionnaire de catégorie C représente le contingent le plus important de la fonction publique. L’adjoint administratif est présent dans tous les services, dans toutes les administrations. A la fois secrétaire et agent d’accueil, ses missions sont variées et ses possibilités d’évolution importantes : d’adjoint administratif à adjoint administratif principal de 1ère classe, voire fonctionnaire de catégorie B…

Avec ou sans concours, devenir adjoint administratif c’est avoir l’opportunité d’intégrer la fonction publique d’Etat sans conditions de diplôme !

Les missions de l’adjoint administratif

Le corps des adjoints administratifs (catégorie C) est régi par le Décret n°2006-1760 du 23 décembre 2006 relatif aux dispositions statutaires communes applicables aux corps d'adjoints administratifs des administrations de l'Etat.

L’article 4 définit ainsi le cadre général des missions qui peuvent leur être attribuées : “Les adjoints administratifs sont chargés de fonctions administratives d'exécution comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Ils peuvent également être chargés de fonctions d'accueil et de secrétariat.”

Ses missions varient en fonction du Ministère qui l’emploie et de son grade (adjoint administratif, principal de 2ème puis de 1ère classe). 

L’adjoint administratif peut par exemple effectuer les tâches d'exécution suivantes (liste non exhaustive) : 

• rédiger des documents
• ranger, classer et archiver les dossiers
• ouvrir, envoyer, distribuer et classer le courrier
• répondre au téléphone (appels internes et externes)
• accueil physique et renseignement du public
• suivi comptable
• suivi de demande administrative
• saisie
• encadrer les fonctionnaires de catégorie C (pour les adjoints principaux)

Les conditions de travail de l’adjoint administratif

Les conditions de travail de l’adjoint administratif sont aussi variées que le sont ses missions : il peut travailler pour tous les ministères et leurs établissements publics, dans tous les services à dominante administrative. 

L’adjoint administratif est donc intégré dans une structure très normative dans laquelle chacun connaît sa place et le rôle qu’il a à jouer, ce qui laisse peu de place à la fantaisie.

Il s’agit d’un travail de bureau, de guichet ou d’accueil qui ne demande pas d’aptitude physique particulière. L’adjoint administratif est en contact régulier voire permanent avec le public et les autres fonctionnaires, c’est un poste dans lequel le relationnel est très important. 

La charge de travail peut être conséquente, l’adjoint administratif est donc soumis à une certaine pression, notamment hiérarchique. Le travail peut être routinier et entraîner une certaine lassitude, qui peut être évitée en évoluant et/ou en changeant de service, de spécialité...

Le temps de travail s’effectue en journée, en semaine de 35 heures. Il n’y a globalement pas d’horaires atypiques dans cette fonction et les déplacements sont peu fréquents.

Adjoint administratif (catégorie C) n’est pas un métier à responsabilités, sauf lorsqu’on évolue jusqu’à devenir adjoint principal, voire fonctionnaire de catégorie B.

Quelles sont les qualités requises pour être adjoint administratif ?

Comme pour tout emploi dans la fonction publique, il faut avoir le sens du collectif et du service public pour s’épanouir en tant qu’adjoint administratif. En effet, ce fonctionnaire de catégorie C est au service et au contact de la population.

Au guichet, en box ou à l’accueil de son administration, l’adjoint accueille les visiteurs : il doit donc avoir un excellent relationnel, même avec les usagers peu respectueux… Ses qualités humaines lui permettent également de s’intégrer dans l’équipe restreinte dont il fait partie.

Catégorie C, l’adjoint administratif travaille sous la responsabilité des adjoints administratifs principaux et des secrétaires (catégorie B) notamment. Il doit donc bien connaître ses missions et les initiatives qu’il peut prendre ou non. Il doit être force de proposition dans certains cas, et simplement appliquer les procédures dans d’autres.

Lorsqu’il évolue au grade d’adjoint administratif principal, il doit exprimer ses capacités en management afin d’optimiser le fonctionnement de son équipe.

L’adjoint administratif est la vitrine de son service auprès du public, il doit donc être irréprochable. Sérieux, rigoureux, et ponctuel il sait se concentrer pour mener à bien ses missions. En fonction du ministère qui l’emploie, l’adjoint administratif peut traiter et compiler des dossiers importants qu’il transmet à sa hiérarchie pour prise de décision : une erreur peut donc avoir des conséquences !

Enfin, il doit être à l’aise à l’écrit et avoir une bonne maîtrise de la langue. Avoir l’esprit de synthèse et d’analyse sont également des atouts au quotidien.

Quel est le salaire d’un adjoint administratif ?

L’adjoint administratif commence sa carrière avec un salaire brut mensuel de 1532€, salaire qui peut aller jusqu’à 1724€ au 11ème échelon de son grade.

Lorsqu’il devient adjoint administratif principal de 2ème classe, il perçoit une rémunération brute de 1541€ au 1er échelon à 1958€ au 12ème et dernier échelon du grade.

Le salaire de l’adjoint administratif de 1ère classe s’élève à 1640€ au 1er échelon, et évolue jusqu’à atteindre 2183€ au 10ème et dernier échelon du grade.

Tous ces salaires sont donnés hors primes.

Les primes des fonctionnaires sont calculées en fonction de leur situation personnelle (composition de la famille) et de leur lieu d’affectation et peuvent augmenter de manière significative le salaire perçu. 

A titre d’information, les primes variant en fonction de la situation personnelle du fonctionnaire, nous pouvons citer la rémunération nette primes incluses mise en avant sur le site du Ministère de la justice :

• adjoint administratif en début de carrière : 1554€ net mensuel, primes comprises
• adjoint administratif principal en fin de carrière : 2121€ net mensuel, primes comprises

Comment devenir adjoint administratif ?

L’adjoint administratif étant un fonctionnaire, on accède à ce cadre d’emplois après la réussite d’un concours de la fonction publique, très sélectif, de catégorie C.

Ce concours interministériel est organisé chaque année par le Ministère de l’éducation nationale. Pour s’y inscrire, le candidat doit, comme pour tout concours de la fonction publique justifier qu’il répond bien aux conditions suivantes :

• être de nationalité française ou à défaut être ressortissant d’un pays de la Communauté Européenne.
• Jouir de l’intégralité de ses droits civiques et ne pas avoir été condamné pour des faits incompatibles avec l’exercice de la fonction.
• Avoir effectué le service national (JDC, JAPD ou service militaire en fonction de l’année de naissance du candidat)

Il n’y a pas de limite d’âge.

Il existe deux concours en fonction de votre situation :

• un concours externe : ouvert à tous, sans condition de diplôme
• un concours interne : il est réservé aux agents de la fonction publique au sens large, justifiant d’au moins 1 an d’ancienneté

Les candidats admis à concourir (c’est-à-dire qui remplissent effectivement toutes les conditions susnommées) sont ensuite convoqués pour plusieurs séries d’épreuves.

Les premières épreuves sont les épreuves écrites d’admissibilité, au nombre de deux :

• Réponse à une série de questions à partir d’un texte d’une page maximum traitant d’un sujet d’ordre général. Durée de l’épreuve 1h30.
• Exercices de français et de mathématiques. Durée de l’épreuve, 1h30.

Pour les candidats souhaitant concourir pour le Ministère des affaires étrangères s’ajoute une épreuve de traduction en français d’un texte en langue vivante étrangère, sans dictionnaire d’une durée de 1h30.

Les candidats admissibles sont convoqués pour une épreuve orale d’admission : il s’agit d’une mise en situation professionnelle face au jury. Le candidat peut notamment utiliser un ordinateur et certains programmes de bureautique. Durée de l’épreuve, 30 minutes. 

Pour les candidats souhaitant concourir pour le Ministère des affaires étrangères s’ajoute une épreuve facultative de traduction en langue étrangère (différente de celle choisie pour l’épreuve d’admissibilité) d’un texte écrit en français, sans dictionnaire d’une durée de 1h30. 

Les concours interne présente quelques différences. 

Les lauréats sont ensuite nommés, en fonction des voeux émis, et formés à leur nouvel emploi. Le grade obtenu dès la prise de poste est celui d’adjoint administratif principal de 2ème classe.

Comment devenir adjoint administratif sans concours ?

Il est possible de devenir adjoint administratif sans passer de concours de recrutement de la fonction publique. Il n’y a aucune condition de diplôme à remplir.

Ce mode de recrutement suit des règles strictes, il ne s’agit pas de candidatures spontanées. En effet, un recrutement sur dossier de candidature, dont les modalités sont définies aux articles 3-3 et 3-4 du Décret n° 2016-580 du 11 mai 2016 relatif à l'organisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C de la fonction publique de l'Etat est réalisé dans certains ministères sur publication d’un avis de recrutement.

Le Décret précise que la candidature comprend :

• une lettre de candidature
• un curriculum vitae indiquant le niveau d’étude ainsi que le contenu et la durée des formations suivies et des emplois occupés

Une commission composée de trois membres, “dont un au moins appartient à une administration ou à un établissement public autre que celles ou ceux dans lesquels les emplois sont à pourvoir”, est chargée de l’étude des candidatures.

Les candidats retenus par la commission sont convoqués pour un entretien. Une liste des candidats aptes au recrutement, par ordre de mérite, est alors dressée.

Il existe deux autres possibilités d’intégrer ce cadre d’emplois sans passer par le concours :

• en tant qu’agent contractuel, qui est ensuite titularisé : ce dispositif est réservé aux personnes bénéficiaires de l’obligation d’emploi (reconnus travailleurs handicapés)
• PACTE : ouvert aux personnes, peu ou pas qualifiées, de 28 ans au plus et aux personnes en situation de chômage de longue durée, âgées de 45 ans et plus, bénéficiaires de minimas sociaux

Le grade obtenu dès la prise de poste est celui d’adjoint administratif. L’évolution est donc plus lente, et le salaire en début de carrière plus bas que pour les candidats recrutés sur concours.

L’adjoint administratif évolue tout d’abord au sein de son corps. Il y a en effet trois grades :

• adjoint administratif : grade obtenu dès la prise de fonctions pour les candidats recrutés directement.
• adjoint administratif principal de 2ème classe : grade qui s’obtient à l’avancement après 8 ans d’ancienneté minimum ou sur examen professionnel accessible après 3 ans d’ancienneté Grade obtenu dès la prise de poste par les candidats recrutés sur concours.
• adjoint administratif principal de 1ère classe : accessible par avancement de grade après 5 ans minimum dans le grade précédent

Passer d’un grade à l’autre entraîne une augmentation de la rémunération et des responsabilités du fonctionnaire.

L’adjoint administratif principal de 1ère classe peut devenir secrétaire administratif (catégorie B) sur promotion interne après 10 ans de services publics.

Il est également possible de devenir directement secrétaire principal de 2ème classe (catégorie B) en justifiant d’une ancienneté plus importante encore et sur examen professionnel. 

De manière générale, après 4 ans d’ancienneté, l’adjoint administratif peut présenter sa candidature à quasiment tous les concours internes de catégorie B de la fonction publique.